مهام منسق الفعاليات

يجب أن يكون منسق الحدث شغوفًا بعمله ويجب أن يتحمل المسؤولية

عين الخبر
2020-11-08T21:39:24+03:00
عين الوظائف
عين الخبر8 نوفمبر 202028آخر تحديث : الأحد 8 نوفمبر 2020 - 9:39 مساءً
مهام منسق الفعاليات

مهام منسق الفعاليات، هو منسق أحداث باللغة الإنجليزية ينظم الأنشطة والفعاليات والأحداث من البداية.

بشكل عام ، تشمل مهام منسق الفعاليات خدمة العملاء وتنسيق جميع أنواع الأحداث المختلفة ، بما في ذلك الأنشطة والفعاليات والحفلات ، وتختلف طبيعة عمله بين المكتب والميدان. أثناء العمل الميداني ، قد تكون مواقع العمل داخلية أو خارجية اعتمادًا على وقت وطبيعة المناسبة التي يحتاج العميل إلى متخصص لتنسيقها.

يمكن تعريف منسق الحدث بأنه الشخص المسؤول عن التعامل مع الأحداث من خلال توفير جميع المتطلبات وتنفيذ جميع الأمور التنظيمية بالإضافة إلى ترتيب المواعيد وأماكن الحجز التي تشمل القاعات والقاعات والأماكن العامة والأماكن المفتوحة.

ومع ذلك ، قبل الانتقال إلى واجبات ومسؤوليات منسق الحدث ، يجب تحديد إدارة الحدث ؛ هي إدارة الأنشطة والفعاليات المختلفة سواء كانت رياضية أو ثقافية والمزيد من الفعاليات مثل المؤتمرات والمهرجانات والقمم والمعارض المحلية والدولية.

مهام ومسؤوليات منسق الفعاليات

  • تنسيق فعاليات وفقرات الأنشطة وإدارة الوقت
  • تصميم أماكن الفعاليات وإطلاقها
  • إرسال الدعوات إلى الناس
  • العمل بشكل مباشر مع العملاء لتحديد احتياجاتهم والتأكد من رضاهم
  • التواصل وعقد الاتفاقيات مع الموردين مثل المطاعم وشركات الديكور والتنسيق والاتفاق مع شركات أجهزة الصوتيات والتصوير
  • فهم متطلبات واحتياجات كل فعالية حسب طبيعتها
  •  التخطيط والتنظيم للفعاليات بشكل مناسب
  • تحديد المواعيد
  • إعداد وتحديد الميزانيات
  • إحضار المتحدثين
  • اقتراح الأفكار على العملاء
  • تنظيم وتنسيق التفاصيل الصغيرة مثل الديكورات
  • الاتفاق مع المصورين
  • تقديم التغذية الراجعة والتقارير الدورية لأصحاب المصلحة
  • إدارة كل الموارد والإجراءات الخاصة بالفعاليات
  • تجهيز موقع الأنشطة والفعاليات
  • التعامل بشكل سريع مع أي عطل أو مشكلة تظهر أثناء الفعالية
  • الإشراف المباشر على الفعاليات
  • التسويق للفعالية
  • تنسيق الاجتماعات
  • التأكُّد من وجود كل شيء والتحضير جدًا قبل موعد النشاط
  • توظيف وتدريب الموظفين الجدد في مجال تنظيم وتنسيق الفعاليات
  • ضمان الالتزام بقواعد الأمن والسلامة والقوانين
  • التواصل وفهم متطلبات واحتياجات كل فعالية.
  • التخطيط للفعاليات بشكل مناسب وتحديد المواعيد والميزانيات المطلوبة.
  • تسجيل وتدوين اماكن المتحدثين وترتيب الوقت بشكل مناسب.
  • التواصل والاتفاق مع الموردين مثل المطاعم وشركات الديكور و معدات واجهزة التصوير والصوتيات.
  • التفاوض مع الموردين لتحقيق الشروط المناسبة بالسعر المناسب.
  • المشاركة في توظيف وتدريب الموظفين الجدد في قسم تنظيم الفعاليات.
  • إدارة جميع الإجراءات الخاصة بالفعاليات من تجهيز المكان وارسال الدعوات وغيرها من المهام.
  • التأكد من التحضير الجيد قبل موعد الفعاليات ومراجعة المعدات والاجهزة وترتيب جداول اليوم.
  • الإشراف المباشر على الفعاليات والتعامل بشكل سريع لحل المشكلات.
  • تقييم نجاح الفعاليات وتقديم تقرير يوضح نسبة تحقيق الأهداف والمعوقات.

المهارات الشخصية والوظيفية

  • ممتازة في إدارة الوقت
  • مهارات تواصل جيدة جدًا
  • جيدة في مجال المبيعات
  • مهارة جيدة في تكوين العلاقات الجيدة مع الناس
  • مهارات التسويق
  • إدارة المشاريع
  • مهارات تعدد المهام والقدرة على إنجاز أكثر من مهمه في آنٍ واحد
  • مهارات حاسوبية جيدة
  • تنظيم وإدارة الوقت بشكل فعَّال
  • مهارات خدمة العملاء
  • المرونة
  • امتلاك شخصية جميلة وقيادية
  • مهارات الإبداع والابتكار
  • الانتباه الدقيق إلى التفاصيل
  • القيادة
  • التنظيم
  • حاسوبية وتكنولوجية جيدة

يجب أن يكون منسق الحدث شغوفًا بعمله ويجب أن يتحمل المسؤولية الكاملة عن المشروع الذي يتلقاه قبل بدء الحدث أو النشاط وحتى آخر لحظة فيه من خلال العمل مع العملاء بشكل مباشر والقيام بكافة التفاصيل المتعلقة بالمشروع. حدث مثل الديكور ، وخدمات الطعام ، والنقل ، والموقع ، والقائمة المدعوة إلى جانب جميع المعدات والمواد التسويقية والترويجية.

رابط مختصر

عذراً التعليقات مغلقة